Confidentialité

À propos d’Universités Canada

À titre d’organisation mutuelle, Universités Canada offre aux universités une voix unie au profit de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation.

L’un des principaux aspects de son travail consiste à offrir du soutien aux chercheuses et chercheurs et à leur fournir de la rétroaction par l’entremise du service d’examen externe des dossiers de candidature de l’Initiative pour l’excellence mondiale.

Afin d’administrer adéquatement ses programmes, l’association doit souvent recueillir des renseignements personnels et prend ses responsabilités à cet égard très au sérieux. Le présent Avis sur la protection des renseignements personnels (l’« Avis ») décrit la manière dont Universités Canada recueille, utilise, divulgue et protège les renseignements personnels dans le cadre de ses services.

Définition des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont des données qui, utilisées seules ou jumelées à d’autres, permettent de vous identifier en tant qu’individu. Ils comprennent les renseignements que vous fournissez vous-mêmes, par exemple dans un formulaire de demande, mais aussi ceux fournis par une tierce partie appuyant votre demande, par exemple dans une lettre de recommandation signée par une ou un membre du corps enseignant ou professoral.

Application du présent Avis

Le présent Avis s’applique à tous les programmes administrés par l’Initiative pour l’excellence mondiale.

Le présent Avis ne concerne pas les autres activités d’Universités Canada. L’Avis sur la protection des renseignements personnels qui s’y applique se trouve à l’adresse suivante : https://univcan.ca/fr/politique-de-confidentialite/.

Renseignements recueillis et méthode employée

L’association met tout en œuvre pour restreindre la quantité de renseignements personnels qu’elle recueille, se limitant à l’information nécessaire pour évaluer votre demande de service d’examen, communiquer avec vous et effectuer des suivis. Vos renseignements personnels sont traités aux fins énoncées dans le présent Avis.

Universités Canada peut recueillir vos renseignements personnels de diverses manières :

(a) Directement auprès de vous :

• Lorsque vous créez un compte pour accéder au service, l’association peut recueillir des renseignements comme votre nom et votre adresse courriel, ainsi que le nom et l’adresse courriel de la chercheuse ou du chercheur présentant sa candidature.
• Lorsque vous présentez une demande d’examen de dossier de candidature, l’association vous demande de lui fournir des renseignements personnels qui pourraient être délicats comme votre nom, vos coordonnées et le dossier à évaluer (qui peut comprendre entre autres un curriculum vitae, une notice biographique, un échantillon de travail ou de recherche et des lettres de recommandation) en lien avec les objectifs du programme.
• À l’occasion, l’association peut vous demander des renseignements démographiques au moyen d’un questionnaire facultatif afin d’évaluer la réussite d’un programme et l’atteinte de ses objectifs en matière d’équité, de diversité et d’inclusion (EDI).

(b) Auprès d’une tierce partie

• Des renseignements à votre sujet peuvent être communiqués à Universités Canada par une personne qui appuie votre demande (personne qui propose la candidature ou membre de l’équipe de gestion de programmes). Ces renseignements comprennent normalement votre nom, vos coordonnées, le dossier de candidature et des lettres de recommandation.

(c) De façon automatique lorsque vous interagissez avec le site Web d’Universités Canada

• Lorsque vous consultez le site Web de l’association, ce dernier peut vous transmettre un ou plusieurs témoins de navigation. Ces fichiers de petite taille constitués d’une chaîne de caractères sont envoyés à votre fureteur pour lui associer un identifiant unique. Les témoins permettent de recueillir des renseignements sur la manière dont les utilisatrices et utilisateurs accèdent au site Web et le consultent. Pour que celui-ci fonctionne correctement, l’association utilise des témoins nécessaires et temporaires qui assurent des fonctionnalités essentielles comme la sécurité, la gestion des sessions et l’accessibilité. Les témoins ne recueillent aucun renseignement permettant d’identifier un individu.

• Veuillez choisir vos préférences en ce qui concerne la gestion des témoins de navigation sur la bannière qui apparait lorsque vous visitez le site Web de l’association. Vous pouvez aussi ajuster les paramètres de votre fureteur pour qu’il refuse les témoins. Le cas échéant, la décision sera appliquée à l’ensemble des sites Web que vous consultez, et non seulement à celui de l’association. Vous pourriez aussi perdre des fonctions sur certains sites Web.

Utilisation des renseignements personnels

• Création d’un compte : Pour accéder au service, vous devez créer un compte à l’aide de votre nom et adresse courriel.
• Communication : L’association communiquera avec vous par des avis sur son portail, par courriel et parfois par téléphone. Ces communications ont pour objectif de vous informer sur votre demande de service afin que vous puissiez respecter les échéances, suivre l’état de votre demande et vérifier que rien n’y manque. À l’occasion, et avec votre consentement, Universités Canada pourrait communiquer avec vous pour évaluer l’atteinte des objectifs du programme. Si vous communiquez avez l’association, cette dernière pourrait aussi recueillir vos renseignements personnels pour pouvoir répondre à votre requête. Vous pouvez renoncer à ces communications en tout temps en consultant la section « Vos options et vos droits » du présent Avis.
• Production de rapports : Les renseignements fournis dans votre demande peuvent aussi servir à évaluer les retombées à long terme ou l’efficacité d’un programme. Lorsqu’ils sont utilisés aux fins de production de rapports, ils sont toujours anonymisés et ne sont donc pas considérés comme des renseignements personnels.
• Pour (i) se conformer à ses obligations juridiques; (ii) répondre aux requêtes des autorités compétentes; (iii) défendre vos intérêts; (iv) protéger vos droits, votre sécurité ou vos biens, ou ceux de ses partenaires ou d’autres parties; et (v) exercer ou défendre ses droits reconnus par la loi.

Universités Canada traite vos renseignements personnels en s’appuyant sur les fondements juridiques suivants :

• Consentement – L’association doit obtenir votre consentement pour utiliser votre image, recueillir vos réponses à des sondages et communiquer avec vous à l’occasion en fonction de vos préférences.
• Intérêt légitime – Vos renseignements personnels servent à confirmer votre identité ainsi qu’à détecter et à prévenir la fraude.
• Obligations juridiques – L’association utilise vos renseignements personnels pour se conformer à ses obligations juridiques, notamment pour toute demande légitime, ordonnance d’un tribunal et procédure juridique.

L’association peut agréger et anonymiser vos renseignements personnels afin qu’ils ne puissent servir à vous identifier ou tout autre individu. Elle peut utiliser ces données agrégées et anonymisées aux fins suivantes :

• Mieux comprendre comment les utilisatrices et utilisateurs accèdent à ses programmes et en profitent.
• Offrir aux chercheuses et chercheurs actuels et potentiels un complément d’information sur ses programmes et leurs avantages.
• Améliorer ses services.

Divulgation des renseignements personnels

Universités Canada ne vend pas vos renseignements personnels à de tierces parties. Elle ne communique pas non plus vos renseignements à des fins de marketing.

L’association ne divulgue vos renseignements personnels qu’avec votre consentement ou pour des motifs légitimes comme la réalisation d’une transaction ou l’administration d’un programme. Elle limite les entités à qui elle divulgue vos renseignements personnels et ne leur donne accès qu’à ceux nécessaires. L’association ne permet pas aux fournisseurs tiers d’utiliser vos renseignements personnels à leurs propres fins.

Universités Canada communique vos renseignements personnels aux entités suivantes :

• Les examinatrices et examinateurs, y compris les spécialistes du domaine et les lauréates et lauréats : vos renseignements leur sont communiqués, avec votre consentement, aux fins d’examen de votre dossier de candidature;
• Les commanditaires de programme : vos renseignements leur sont communiqués, avec votre consentement, aux fins d’administration conjointe des programmes, d’évaluation de l’atteinte des objectifs, et parfois de communication;
• Les fournisseurs de service : pour l’aider à exercer des fonctions liées à ses programmes, par exemple lorsqu’elle utilise les services administratifs, financiers ou de contrôle de la qualité de fournisseurs. Dans ces cas, l’association se lie aux fournisseurs par une entente de confidentialité et leur donne des droits restreints quant au traitement, à l’accès et au stockage de vos renseignements personnels;
• Les autorités (exigence légale) : vos renseignements personnels peuvent être communiqués si la loi l’exige ou si l’association croit de bonne foi qu’une telle mesure est nécessaire pour (i) se conformer à une exigence légale, notamment en ce qui concerne ses obligations en matière de sécurité nationale ou d’application de la loi, (ii) protéger et défendre ses droits et ses biens, (iii) prévenir la fraude, (iv) intervenir en situation d’urgence pour assurer la sécurité d’individus ou (v) se mettre à l’abri de toute responsabilité juridique.

L’association peut aussi communiquer des données agrégées ou anonymisées à ses commanditaires pour évaluer les retombées à long terme ou l’efficacité d’un programme.

Lieu de traitement des renseignements

Tous les renseignements recueillis par Universités Canada sont traités sur un serveur canadien spécialisé situé à Toronto, en Ontario, au Canada.

Si vous vivez hors de l’Ontario, vos renseignements seront donc conservés, communiqués ou traités en dehors de votre région, notamment en dehors du Québec ou de l’Espace économique européen (EEE). Lorsque vous accédez et participez aux programmes de l’association, vous consentez à ce que vos renseignements soient envoyés et conservés en Ontario, au Canada.

Universités Canada prend les mesures appropriées pour protéger vos renseignements personnels. Toutefois, lorsque vos données sont stockées ou traitées en dehors de votre région, elles sont soumises aux lois applicables dans cette région, soit à ses autorités gouvernementales, juridiques, policières et réglementaires. Il se pourrait que les lois de protection des renseignements personnels applicables dans cette région diffèrent de celles du pays duquel vous avez transmis vos renseignements.

Lorsque des renseignements personnels sont transférés en dehors de l’EEE, l’association établit une entente contractuelle (clauses contractuelles types, par exemple) avec des fournisseurs de service offrant le même degré de protection offert dans la région où les données ont été recueillies. En accédant et en participant aux programmes de l’association, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient conservés et traités dans un pays ou une province autre que votre lieu de résidence.

Protection des renseignements recueillis

Universités Canada protège vos renseignements personnels au moyen de mesures de protection techniques, organisationnelles et physiques correspondant à leur degré de confidentialité. Ces mesures comprennent :

• la formation obligatoire du personnel sur la protection des renseignements personnels et la signature d’ententes de confidentialité par les membres du personnel;
• la restriction de l’accès aux données à partir d’un système de permissions selon le rôle;
• la conduite d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée au cours de la phase de conception des programmes, pour prévoir les risques de confidentialité et les besoins en matière de données, et assurer la protection des renseignements personnels autant que possible;
• l’examen régulier de ses mesures de sécurité et de celles de ses fournisseurs de service.

Il est important de comprendre qu’aucune plateforme Web n’est parfaitement sécuritaire. Universités Canada vous encourage à prendre la protection de vos renseignements personnels en main, en gardant vos informations d’accès confidentielles et en ne lui communiquant vos renseignements que par le biais du portail (et non par courriel, par la poste ou autrement).

Durée de conservation des renseignements personnels

La durée de conservation de vos renseignements personnels varie en fonction de l’état de votre demande et des obligations légales et contractuelles de l’association.

• Les renseignements personnels contenus dans les demandes non soumises seront supprimés du système après deux ans d’inactivité.
• Les renseignements personnels contenus dans les demandes non retenues seront anonymisés après deux ans d’inactivité.
• Les renseignements personnels contenus dans les demandes retenues seront anonymisés après sept ans d’inactivité.

Universités Canada conserve un répertoire permanent de données anonymisées à des fins statistiques.

Renseignements personnels des personnes mineures

À moins qu’il en soit indiqué autrement, la plupart des programmes de l’association s’adressent aux personnes de seize ans et plus. Comme ils ne s’adressent pas aux enfants de moins de seize ans, l’association ne recueille pas consciemment ou volontairement des renseignements à leur sujet. Si vous pensez que des renseignements sur une personne de moins de seize ans ont été recueillis, veuillez écrire à [email protected] afin que ces données soient rapidement supprimées.

Vos options et vos droits

Vos options :
Comme vos renseignements personnels sont recueillis avec votre consentement, vous pouvez retirer ce dernier à tout moment en écrivant à [email protected]. Veuillez noter qu’en retirant votre consentement, vous pourriez ne plus être admissible au programme ou aux versements qu’il suppose.
Pour la gestion des témoins de navigation et les instructions sur les options qui s’offrent à vous, veuillez vous référer à la sous-section (c) De façon automatique lorsque vous interagissez avec le site Web d’Universités Canada de la section Renseignements personnels recueillis et méthode employée du présent Avis.

Vos droits :
Selon votre lieu de résidence et les lois locales applicables en matière de protection des renseignements personnels, vous pourriez avoir certains droits quant à vos renseignements personnels et à leur traitement par l’association.

• Droit d’accès et de rectification : Vous avez le droit de consulter et de rectifier les renseignements personnels qui figurent à votre dossier. Dans la mesure où l’association peut répondre à votre demande de rectification, elle pourrait devoir vérifier la validité des nouveaux renseignements fournis.
• Droit de suppression : Vous avez le droit de demander la suppression des renseignements personnels qui figurent à votre dossier. Veuillez noter que vous ne serez alors plus admissible au programme et aux versements qu’il suppose. Dans certains cas, par exemple pour une raison d’ordre légal, l’association pourrait ne pas pouvoir donner suite à votre demande. Le cas échéant, elle vous avisera de la raison du refus.
• Droit au transfert des données : Vous avez le droit de demander le transfert de vos renseignements personnels à une autre organisation dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par ordinateur.
• Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un procédé automatisé : Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un procédé automatique, profilage inclus, si la décision a des conséquences légales vous concernant ou vous affectant de manière significative.
• Droit de limiter le traitement des données et de vous y opposer : Vous avez le droit de limiter le traitement de vos renseignements personnels dans certaines circonstances, par exemple si le traitement de vos renseignements personnels est illégal, si vous remettez en cause leur exactitude ou s’ils ne sont plus requis par l’association, mais ont été conservés tel que permis par la loi.

Pour exercer vos droits, veuillez écrire à [email protected]. Universités Canada répondra à votre demande dans un délai de 30 jours. Si elle a besoin de davantage de temps pour répondre à votre demande, elle vous en avisera.

Vous pourriez devoir prouver votre identité afin que l’association puisse attester que la demande émane bien de vous. Si vous avez désigné une personne mandataire qui fait une demande en votre nom pour l’exercice de vos droits, l’association exigera une preuve de cette désignation.

Veuillez noter que vos droits ne sont pas absolus et que certaines exceptions peuvent être prévues par la loi. Si l’association ne peut pas répondre à votre demande pour un motif légal, elle vous en informera dans sa réponse en mentionnant la raison.

L’association déploie des efforts pour assurer l’exactitude de vos renseignements personnels, et compte sur votre collaboration pour lui fournir des coordonnées à jour et toute autre information nécessaire dans le cadre de votre participation au programme.

Dépôt d’une plainte relative à la protection de la vie privée

Vous avez le droit de déposer une plainte au sujet du traitement de vos renseignements personnels auprès d’une autorité de contrôle ou d’un organisme de réglementation de la région où vous croyez avoir subi une violation de vos droits. Si les pratiques de l’association en lien avec la protection de vos renseignements personnels vous inquiètent, veuillez d’abord lui en faire part afin qu’elle puisse tenter de résoudre la situation. Vous pouvez la joindre à l’adresse courriel fournie ci-dessus.

Si Universités Canada n’a pas répondu de manière satisfaisante à votre plainte ou à votre demande et que vous souhaitez vous adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, vous pouvez le faire aux coordonnées suivantes :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3
Sans frais : 1 800 282-1376
Téléphone : 819 994-5444
ATS : 819 994-6591

Autres liens

Le site Web d’Universités Canada peut comporter des liens vers des sites tiers. Lorsque vous cliquez sur l’un d’eux, vous naviguez vers un site Web qui n’est pas administré par l’association et qui suit une politique de protection des renseignements personnels distincte. Universités Canada n’est pas responsable des pratiques en matière de protection de la vie privée des entités qui administrent ces sites Web, et vous invite à consulter leurs politiques en la matière.

Coordonnées

Universités Canada a désigné une personne responsable de son programme de protection des renseignements personnels et du respect du présent Avis. Pour toute question, veuillez communiquer avec la personne suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Heather Cayouette, CIPP/C, CIPT
[email protected]
350, rue Albert, bureau 1710
Ottawa, ONK1R 1B1
Télé: (613) 563-1236